Toda empresa transportista enfrenta cuentas por cobrar vencidas y desea recuperarlas lo más pronto posible, ¿de acuerdo? Internamente, se ejerce presión sobre el equipo de cobranza y el de ventas para acelerar la recuperación. Sin embargo, esta presión frecuentemente ocurre sin contar con una política de cobranza bien definida o, en el peor de los casos, se cuenta con una política pero no se respeta.
En este 2024 nos dimos a la tarea de clasificar cada cuenta por cobrar asignada a nuestra firma por clientes del sector naviero, autotransportistas y agentes de carga, tanto en México como en Estados Unidos. Estas cuentas se clasificaron como AVA y NON-AVA. El acrónimo AVA significa Actual, Válida y Accesible (Actual, Valid, Accessible).
Una cuenta AVA cumple con las siguientes tres características:
- La cuenta tiene menos de un año de antigüedad (Actual).
- Cuenta con soporte documental completo para su cobro (Válida).
- El cliente es localizable y no existen restricciones para gestionar la cuenta, incluyendo la autorización para cobro contra terceros, si es necesario (Accesible).
Por otro lado, una cuenta se clasifica como NON-AVA si presenta alguna de estas condiciones:
- Más de un año de vencimiento.
- Carece de soporte documental necesario.
- El cliente es ilocalizable y el cliente no autoriza el cobro contra terceros debido a razones comerciales.
Nuestra firma gestiona tanto cuentas AVA como NON-AVA, implementando estrategias de cobro diferenciadas según la clasificación. Este análisis tiene como objetivo proporcionar retroalimentación valiosa a nuestros clientes y detectar áreas de mejora en sus procesos internos.
El resultado ha sido revelador: las cuentas AVA tienen cuatro veces más probabilidad de ser recuperadas. Esto demuestra que, al enfocar esfuerzos en mantener las cuentas por cobrar dentro de la categoría AVA y, sobre todo, asignarlas a una firma especializada mientras aún cumplen con los criterios AVA, una empresa de transporte de carga puede mejorar de manera significativa su efectividad en la recuperación de pagos.
Recomendaciones para ejecutivos y dueños del transporte
En la actualidad, optimizar las estrategias de cobranza es esencial para el éxito financiero de las empresas transportistas. Clasificar las cuentas bajo criterios claros, como la metodología AVA, permite priorizar los esfuerzos en aquellas cuentas con mayor probabilidad de éxito. Para maximizar la recuperación de cuentas, se recomienda lo siguiente:
- Implemente y respete una política de crédito y cobranza: Asegúrese de que todos los departamentos relevantes (ventas, crédito, cobranza) trabajen alineados bajo políticas claras.
- Enfoque en cuentas AVA: Establezca procesos internos para garantizar que las cuentas se mantengan válidas, documentadas y accesibles. Esto incluye actualizaciones regulares de documentos y contacto constante con clientes.
- Capacite a su equipo: Eduque a su personal sobre la importancia de documentar correctamente las operaciones y mantener contacto regular con los clientes.
- Considere apoyo externo: En casos de cuentas vencidas, delegar su recuperación a especialistas resulta ser más eficiente y menos costoso que intentarlo internamente.
La clave del éxito está en la disciplina operativa y el enfoque estratégico. Siguiendo estas recomendaciones, no solo aumentará la recuperación de sus cuentas, sino que también fortalecerá las bases financieras de su empresa.
Hasta la próxima.
El autor es socio fundador de la firma de cobranza especializada en el transporte de carga, AFS International, con oficinas en México y Estados Unidos. (www.cobrandomisfletes.com y www.afsint.com).
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