En los últimos años se han presentado diversas circunstancias globales como la pandemia y las tensiones geopolíticas que están generando un impacto profundo en el sector logístico de nuestra región, lo cual implica nuevos retos, pero también oportunidades para las empresas del sector en México.
En particular, la fragilidad en las cadenas de suministro globales y la falta de mano de obra en muchas partes del planeta, han provocado que las empresas norteamericanas busquen reconectar con México, apalancándose en la cercanía geográfica, cultural y económica existente entre nuestras economías.
En respuesta, muchas empresas mexicanas han tenido que acelerar su transformación digital para incrementar su eficiencia operativa, reducir costos y seguir siendo competitivas ante los nuevos hábitos de consumo de los mercados en reconfiguración.
Sin embargo, esta transformación no se logra únicamente a través de la implementación de tecnología, es necesario contar con una estrategia clara y medible que permita contar con información de valor sobre la operación de la compañía, la cual será la base para la automatización de procesos y la optimización constante.
De forma muy particular, la gestión de documentos e información que se genera en una cadena de suministro adquiere un rol preponderante en el camino hacia la transformación digital de las organizaciones.
En la actualidad, se generan millones de documentos que provienen de diversas fuentes, por lo que estandarizar y estructurar la información es una tarea compleja para las empresas, y el sector logístico no es la excepción. Los desafíos más comunes giran alrededor del orden y la sistematización de actividades dentro de su cadena de valor, las cuales pueden llegar a ser muy repetitivas y van desde la creación y distribución, hasta que el producto final llegue a manos del cliente.
Las áreas de las empresas que se encargan de dichas actividades interactúan cotidianamente con una gran cantidad de documentos, tales como: recibos, facturas, pruebas de entrega, cartas porte, seguros, incidencias, trámites de aduana, entre muchos otros.
De esta forma, la implementación de un sistema de gestión documental adecuado tiene un rol central como punto de partida para la automatización de procesos y la eficiencia en la operación del negocio, generando un incremento en la productividad, minimizando errores y costos para ofrecer un servicio a la altura de las expectativas de clientes cada vez más exigentes.
Algunos factores para considerar dentro una óptima implementación de un sistema de gestión documental son:
Digitalización de la información
Es el primer paso para promover e implementar una adecuada transformación digital dentro de una organización, la cual puede estar enfocada en la documentación histórica que aún esté vigente o bien en los documentos generados a partir de una fecha específica. Esto permite sentar las bases para una transformación de procesos de raíz, además de estructurar la información para convertir los datos en insumos de valor que nos ayuden a realizar análisis predictivos sobre la operación.
Workflows documentales personalizados
Los procesos controlados a partir de flujos de trabajo son muy útiles para dar guía a la operación y la comunicación entre todos los involucrados. Estos workflows, además de interactuar con los sistemas preexistentes, se les puede agregar documentación específica de interés y otorgarles validez a través de herramientas como la firma electrónica avanzada o electrónica simple. Los motores de reglas de negocio con que cuentan típicamente estas herramientas permiten configurar acciones personalizadas que se apeguen al 100% a los procesos de cada organización.
Automatización de procesos
Los procesos logísticos están compuestos por pasos, tareas cíclicas y repetitivas, por lo que, a través de plataformas de automatización de procesos y gestión documental es posible mapear, documentar y sistematizar dichas tareas. Para ello, es necesario como paso previo, identificar y ponderar la relevancia de cada una de estas tareas y el impacto que tienen dentro de los indicadores del proceso en general. Con esto, es posible determinar qué tareas son susceptibles y relevantes para ser automatizadas con el fin de agilizar la operación, minimizar costos y brindar la flexibilidad suficiente para cumplir con las demandas cambiantes del mercado y las regulaciones externas.
Ciclo de vida de los documentos y Business Intelligence
Una estrategia eficiente de gestión documental puede ayudar a una organización a llevar un control adecuado del ciclo de vida de los documentos dentro de la cadena de suministro, así como analizar flujos específicos a través de analíticos; por ejemplo: mediante estos sistemas es factible analizar el flujo de mercancías por medio de la documentación generada, asociada a cada fase del proceso de producción y distribución. Además, es posible acceder a la información histórica del archivo y conocer las diferentes versiones y estatus por los que ha pasado el documento y los datos que se han agregado en los diferentes puntos del proceso, tales como: prueba de entrega, firma del responsable de compras del cliente, entre otros. Todo esto es visible en tableros de analíticos con los cuales se pueden ver métricas sobre la eficiencia y la eficacia del sistema logístico, detectando errores, desviaciones, cuellos de botella e incidencias en general.
La industria del transporte y logística todos los días enfrenta grandes cambios: transformación digital, nuevos participantes en el mercado, nuevas expectativas de clientes y nuevos modelos de comercialización. Si se quiere ser competitivo, es momento de actuar, la transformación de la industria logística en México es ya una realidad impostergable.
Guillermo Oropeza es cofundador y director de innovación y desarrollo de negocios de DocSolutions, empresa de servicios para la automatización de procesos de validación y gestión de la información.
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